Vous pouvez lire ici comment des membres de clubs Kiwanis en ligne ont organisé leurs réunions par le passé et vous trouverez des conseils pour tirer un parti maximal de vos réunions de club en ligne.

Un article de Vicki Hermansen

Certains clubs Kiwanis utilisent depuis des années la technologie pour leurs réunions et ils ne vont pas manquer une seule de ces assemblées pendant la période actuelle de distanciation sociale imposée par la COVID-19.

En Illinois, le club eKiwanis du Grand Chicago organise tous les deux mois une réunion où les délégués sont présents physiquement, toutes les autres réunions ayant recours à des téléconférences. Ce club dispose de diverses options pour ses réunions en ligne.

Le club Kiwanis Friends Across Borders Jamaïque, dans le District de l’est du Canada et des Caraïbes peut se targuer de compter des membres aux États-Unis, à la Jamaïque et dans la partie est des Antilles. Ce club se réunit chaque mois en ligne, au moyen de GoToMeeting.

En outre, le cyber club Kiwanis Coastal Valley, en Californie, fonctionne en ligne depuis 2008.

« Nous avons adopté cette solution à l’origine, parce que les cadres, les enseignants et les membres de bien d’autres professions sont souvent dans l’impossibilité de s’éloigner de leur travail, même à l’heure du déjeuner, pour aller assister à une réunion de leur club Kiwanis », explique Marie Banuelos, présidente du club, « les mamans au foyer, qui comptent parmi nos membres les plus impliqués, mais qui doivent s’occuper de leurs enfants, ont tout simplement trop à faire pour sortir de chez elles ».

Les plates-formes en ligne d’aujourd’hui rendent la connexion facile. Et ces réunions virtuelles n’empêchent pas les clubs de rester actifs dans leur communauté. Des membres du club eKiwanis du Grand Chicago réalisent deux ou trois projets de service en personne chaque mois, comme apporter une aide bénévole à des banques alimentaires, dans des résidences pour personnes âgées et dans des foyers pour sans-abri ; et ils sont aussi là pour donner des cadeaux à des familles lors des fêtes.

« Nous nous servons de FreeConferenceCall.com, qui permet d’ouvrir un compte gratuitement », explique Jennifer Roeslmeier, présidente du club. Responsable du marketing numérique et de la marque dans une maison de logiciels, elle a l’habitude d’utiliser cette technologie pour son travail.

D’après Jennifer Roeslmeier la ligne gratuite pour les conférences peut recevoir jusqu’à un millier de participants. Avec cette plate-forme, il est également possible de partager l’écran d’un ordinateur.

« Si l’on veut partager un élément affiché sur son écran, on peut envoyer aux membres du club un lien qui leur permet de voir cet écran sur leur appareil », dit-elle, précisant qu’elle a déjà utilisé cette option pour des réunions de son conseil d’administration.

Jennifer Roeslmeier ajoute que son club utilise également GoToMeeting pour des chats vidéo et que c’est cette application de dialogues en ligne qui sera choisie pour une prochaine réunion du conseil d’administration.

« C’est un service intéressant car il y a l’option chat vidéo et il est également possible de partager l’écran. C’est une bonne option si on possède déjà un compte GoToMeeting. Zoom est un service gratuit qui offre les mêmes fonctions — chat vidéo et partage de l’écran », ajoute Jennifer. Skype est une autre possibilité.

Selon Paulette Kirkland, présidente du club Kiwanis Friends Across Borders, la plate-forme GotoMeeting fonctionne bien pour les réunions de son club : réunions mensuelles, réunions du conseil d’administration et réunions de commissions.

Marie Banuelos du cyber club Kiwanis Coastal Valley raconte que son club a profité dès sa création du développement des communications par Internet.

« Avec 12 années de pratique, nos membres sont habitués aux réunions par Internet et les nouveaux membres s’y adaptent plus facilement que les membres plus anciens d’un club traditionnel », dit-elle en invitant à la patience.

Toutes sont d’accord pour dire que la réussite de ces réunions passe par la définition de règles à respecter par les membres et l’élaboration d’un ordre du jour qui sera suivi. Pour Jennifer Roeslmeier, les réunions en ligne sont exactement comme des réunions traditionnelles ; Marie Banuelos, quant à elle, précise que seul manque le repas en commun.

Voici leurs conseils pour l’organisation de réunions en ligne efficaces :

• trouver une plate-forme d’usage facile et fournir un mode d’emploi ;
• tester la technologie avant la première réunion ;
• communiquer aux membres l’heure et la date de la réunion ;
• élaborer un ordre du jour et le suivre effectivement. Limiter la durée de la réunion pour que tous les participants restent motivés ;
• commencer la réunion à l’heure. Ouvrir la connexion vidéo ou son au moins 10 minutes avant le début de la réunion ;
• au moment de commencer la réunion, s’assurer que tout le monde peut voir l’écran partagé ainsi que la personne qui dirige les débats, et aussi entendre cette dernière ;
• expliquer aux participants à quel moment ils doivent utiliser le mode silencieux ;
• informer les membres qu’ils ne sont pas obligés d’utiliser leur caméra pour les réunions vidéo ;
• choisir un hôte ou animateur et demander aux membres de ralentir leur débit, lorsqu’ils s’expriment, car certains risquent de se sentir un peu perdus lors des premières réunions ;
• veiller à la brièveté de la première réunion, car les membres doivent s’habituer à la technologie ;
• pour amener les participants à s’impliquer, essayer de commencer par une activité spécifique ou bien leur demander d’évoquer un bon souvenir en relation avec Kiwanis ;
• envisager d’inviter un orateur ou un autre club Kiwanis à participer à une réunion virtuelle. C’est une bonne occasion d’aller au-devant de clubs Kiwanis qu’on ne rencontrerait pas normalement, voire de faire participer un club d’une autre région ou d’un autre pays.

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